Cómo funcionan y cómo implementar sistemas automáticos de cobro: CashGuard vs Cashlogy

El manejo de efectivo en comercios sigue siendo un reto: errores al dar el cambio, riesgos de robos internos, falsificación de billetes, tiempo perdido en cierres de caja… Los sistemas automáticos de cobro nacido para solucionar estos problemas combinan hardware y software para automatizar el proceso, mejorar la seguridad, reducir mermas y ganar eficiencia.

En este post desgloso cómo funcionan dos de las soluciones más utilizadas en España y Europa: CashGuard y Cashlogy, cómo integrarlas con tu software TPV, ventajas, desventajas y buenas prácticas de implementación.

¿Qué son CashGuard y Cashlogy?

CashGuard

• Es un sistema de gestión de efectivo automatizado, que acepta y devuelve automáticamente monedas y billetes, contando todo lo que entra, verificando su autenticidad, guardándolo de forma segura, y entregando el cambio exacto.
• Ofrece controles en tiempo real de los niveles de efectivo por caja, por punto de venta o tienda.
• Mejora la seguridad al “sellar” el efectivo: el personal no tiene acceso directo al efectivo acumulado, lo que reduce riesgos de hurtos internos o errores humanos.

Cashlogy

• Solución de Azkoyen para automatizar el cobro en efectivo mediante máquinas automáticas que aceptan monedas y billetes, validan, reciclan billetes/monedas como cambio, devuelven el cambio correcto, etc.
• Soporte de hardware con interface USB / RS-232, alimentación eléctrica estándar, módulos recicladores de monedas y billetes, distintos niveles de acceso para mantenimiento / recaudación.
• Aplicación móvil (“Cashlogy App”) que permite al dueño o al gestor del negocio monitorizar el estado de las máquinas, ver estadísticas, cierres/aperturas, recibir alertas e incidencias.
• También existe la versión Cashlogy POSafe, que añade un nivel de caja fuerte al sistema para mayor seguridad.

Funcionalidades principales del software + hardware

Aquí recojo las características clave técnicas y de funcionamiento que deberías considerar:

Ventajas

Implementar estos sistemas trae múltiples beneficios, entre los que destacan:

• Reducción de errores humanos: el cambio incorrecto, billetes olvidados, conteos mal hechos, etc., se minimizan o desaparecen.
• Seguridad: menos exposición del efectivo, menos riesgo de hurto interno, falsificaciones detectadas automáticamente.
• Ahorro de tiempo: menos tiempo en hacer cierres de caja, conteos, recuentos al final del día, conciliaciones.
• Mayor transparencia y trazabilidad: saber exactamente qué ha entrado/salido, cuándo, por quién; alertas frente a incidencias.
• Mejora de la experiencia del cliente: rapidez en el pago, menos esperas, siempre el cambio correcto.
• Higiene y presentación: reducción del contacto con efectivo, lo que puede ser relevante en ciertos entornos (alimentación, farmacias, etc.).
• Rentabilidad a medio plazo: aunque la inversión inicial sea notable, se compensan los costes con la reducción de pérdidas, mejoras en productividad, menos errores, etc.

Desventajas o puntos de atención

No todo son ventajas, al menos iniciales. Algunos retos o costes que conviene tener en cuenta:

• Coste inicial: la inversión en el hardware puede ser significativo, especialmente si se requieren varios puntos de venta o múltiples unidades.
• Mantenimiento: requiere mantenimiento técnico, limpieza, calibraciones, posibles reparaciones.
• Integración con el TPV existente: si tu TPV no es compatible o no tiene las APIs adecuadas, puede ser costoso adaptar o incluso necesitar cambios en software.
• Curva de aprendizaje: tanto para los empleados como para el personal de mantenimiento / supervisión. Aunque la interfaz tiende a ser intuitiva, al principio hay que formarse.
• Dependencia del sistema: si la máquina falla, puede paralizar cobros en efectivo. Es importante tener respaldo, mantenimiento rápido, servicio técnico.
• Espacio físico en el mostrador / mostrador adaptado: estas máquinas ocupan espacio, necesitan alimentación, conexión, ubicación segura.
• Posibles limitaciones para monedas o billetes poco frecuentes: si reciben muchas denominaciones distintas no estándar, puede requerir configuración especial.

Cómo hacer la integración con tu TPV / software gestión

Para que un sistema automático de cobro realmente funcione bien, el software debe integrarse con el hardware, el workflow debe estar definido, y los posibles puntos críticos identificados. A continuación los pasos recomendados:

Evaluar el flujo de caja y uso del local

• Número de transacciones diarias.
• Relación entre pagos con efectivo vs tarjeta.
• Proporción monedas / billetes.
• Turnos de empleados, cambios de caja.

Analizar la compatibilidad del TPV

• ¿Tu TPV ya soporta integración con CashGuard, Cashlogy u otros recicladores?
• ¿Tiene API abierta o middleware disponible (por ejemplo “Cashlogy Connector”)?
• ¿Qué interfaz usa la máquina (USB, RS-232, etc.)? Conectar hardware correctamente, drivers, etc.

Define roles de usuario y seguridad

• Quién puede acceder al efectivo, a las funciones de mantenimiento, a los informes.
• Permisos, registro de quién hizo qué, trazabilidad.

Integración de software de back-office

• Generación de informes automáticos de caja diaria, comparativa esperada vs real.
• Notificaciones: cuando faltan monedas, billetes, errores, incidencias.
• Almacenamiento histórico para auditorías.

Pruebas piloto

• Instalar la/máquina/s en un local piloto para ver cómo funciona en la práctica. Observar flujos de clientes, tiempos de espera, fallos, incidencias.
• Verificar que los empleados adaptan la tarea de usarla correctamente.

Formación

• Al personal (cajeros, supervisores) sobre uso, limpieza, mantenimiento diario.
• Qué hacer en problemas típicos: atasco, billete falso, corte de energía, etc.

Mantenimiento y soporte

• Asegurar que tienes contrato de servicio, facilidad de repuestos, garantía.
• Limpieza regular, calibraciones, actualizaciones de software si las hay.

Comparativa CashGuard vs Cashlogy

Puntos donde podrían diferenciarse según lo que busques:

Casos de uso

A continuación de doy ejemplos concretos de dónde estos sistemas realmente marcan una diferencia:

• Supermercados con varias cajas: muchos billetes y monedas, altas transacciones, necesidad de rapidez.
• Restaurantes / cafeterías: cuando hay turnos, mucho cliente en hora punta, empleados distintos, cambio frecuente.
• Farmacias, tiendas de alimentación en zonas transitadas: necesidad de reducir errores y agilizar pagos, higiene.
• Estaciones de servicio: efectivo, volumen, seguridad.
• Locales con horarios prolongados o servicios desatendidos: minimizan supervisión constante.

Ejemplo de flujo de implementación paso a paso

Contactar con distribuidores para recibir el catálogo, demo o préstamo de máquina para prueba.

• Ver cómo encaja físicamente (espacio, alimentación, conexión TPV).
• Probar integración de software con tu TPV: enviar pedido, validar entrada de efectivo, pedir cambio, ver que se sincronizan los datos.
• Configurar roles, permisos, alertas.
• Formación del personal.
• Monitoreo inicial: medir tiempos de cobro, incidencias, satisfacción de cliente, errores (cuadres, etc.).
• Ajustes basados en datos recogidos.
• Ampliar a otras cajas o locales si es éxito.

Conclusión

Los sistemas automáticos de cobro como CashGuard y Cashlogy representan una gran oportunidad para los comercios que quieren modernizar su gestión del efectivo, reducir pérdidas, mejorar la seguridad y ofrecer mejor servicio al cliente. Aunque implican inversión y adaptación, bien implementados pueden generar retornos visibles en pocos meses.

Si tuviera que recomendar uno para un negocio “tipo” mediano en España (por ejemplo restaurante de 100-150 tickets al día, mezcla efectivo/tarjeta, varios turnos), yo miraría mucho a Cashlogy por su buen balance coste/beneficio y soporte local, aunque si el negocio escala mucho o hay múltiples puntos de venta CashGuard puede ganar ventaja.